資料の提出・受け取りをもっと簡単に

紙の管理だけでなく、「資料を送る・受け取る」手間も減らします

共創特許事務所では、これまで紙の書類を減らし、必要な資料を電子データで管理できる「ペーパーレスサービス」を提供してきました。 紙のファイルを保管する必要がなくなれば、 「どこにしまったかな？」 「必要な書類が見つからない」 「書類を整理するだけで時間がかかる」 といった負担を減らすことができます。 しかし、資料を電子化するだけでは、まだ十分ではありません。 実際にお客様と仕事をしていると、 「資料を送る」 「資料を受け取る」 というところにも、意外と手間がかかります。 そこで弊所では、資料の提出・受け取り方法についても見直し、できるだけお客様に余計な手間をおかけしない方法へ改善しています。 

「資料を送るだけ」なのに、意外と手間がかかる

例えば、弊所から 「この資料を送ってください」 とお願いした場合。 お客様は、 資料を探す ↓ ファイルを準備する ↓ 送信方法を考える ↓ ログインする ↓ アップロードする ↓ 送れたか確認する という作業をすることになります。 資料そのものを準備するだけでも大変なのに、資料を送るための作業まで増えてしまうことがあります。 受け取る場合も同じです。 「この資料を確認してください」 と言われても、 「どこから見ればいいの？」 「ログインが必要なの？」 「アカウントを作らないといけないの？」 となれば、それだけで負担になります。 そこで弊所では、 資料そのものだけでなく、「資料をやり取りするための手間」も減らす ことを意識しています。

お客様にお願いしたいのは、できるだけシンプルに

弊所が目指しているのは、 「資料を送りたいときに、すぐ送れる」 「資料を確認したいときに、すぐ確認できる」 という状態です。 そのため、資料の提出・受け取りについては、

•  普段お使いのインターネットブラウザから利用できる
•  専用の案内から資料を提出できる
•  必要な資料をいつでも確認できる
•  資料のやり取りのために、余計な手続きをできるだけ増やさない
•  お客様ごとに必要な資料を整理して扱える

 といった、「分かりやすさ」と「使いやすさ」を重視しています。 

紙のファイルを減らすだけではありません

これまでのペーパーレス化では、 紙 → 電子データ という変化が中心でした。 しかし、これからはもう一歩進めて、 「資料を扱うことそのものをラクにする」 ことが重要だと考えています。 例えば、 

これまで

 紙で受け取る ↓ ファイルに綴じる ↓ 保管する ↓ 必要なときに探す という流れだったものを、 

これから

 電子データで提出 ↓ 必要な資料を整理して保存 ↓ 必要なときに確認 という流れに変えていきます。 さらに、 「提出する」 「受け取る」 という資料のやり取りそのものについても、できるだけシンプルにしていきます。 

こんな「小さなストレス」を減らします

仕事をしていると、資料のやり取りについて、次のようなことがありませんか？

•  紙の資料を保管する場所がない
•  必要な資料がすぐに見つからない
•  メールの添付ファイルが増えてしまう
•  大きなファイルを送る方法に困る
•  資料を送るたびに手間がかかる
•  受け取った資料を整理するのが大変
•  「この資料、前にもらったはずだけど……」となる
•  資料を見るために、いろいろな登録やログインを求められる
•  パソコンでは見られるけれど、外出先では確認しにくい

 一つ一つは小さな問題かもしれません。 しかし、こうした小さな手間が積み重なると、仕事の時間を少しずつ奪っていきます。 だからこそ、 「資料のやり取りくらいで、余計な時間を使わせない」 ことも、お客様へのサービスの一つだと考えています。 

必要な資料を、必要なときに

電子データで管理するメリットは、紙をなくすことだけではありません。 必要な資料を、 必要なときに確認できる。 これも大きなメリットです。 例えば、 「以前の手続きの資料を確認したい」 「前回提出した資料をもう一度見たい」 「社内で資料を共有したい」 というときにも、紙のファイルを探す必要がありません。 パソコンだけでなく、環境に応じてタブレットやスマートフォンなどから確認できるようにすることで、資料を扱う場所も選びやすくなります。 

資料の提出も、もっと簡単に

弊所から資料の提出をお願いするときも、 「このページから資料を送ってください」 という形で、できるだけ分かりやすくご案内します。 資料を準備したら、案内されたページから提出する。 それだけで済むようにすることで、 「どのメールに添付すればいいのか」 「このファイルをどうやって送ればいいのか」 といった余計な迷いを減らします。 もちろん、資料の内容や案件によっては、従来どおりメール等でのやり取りが適切な場合もあります。 状況に応じて、無理のない方法をご案内します。

 資料を受け取るときも、できるだけ簡単に

弊所から資料をお渡しするときも、 「ここから確認してください」 と分かりやすくご案内します。 必要な資料を確認・ダウンロードしていただき、必要に応じて社内で保存・共有していただけます。 資料を見るためだけに、複雑な操作をお願いすることは、できるだけ避けたいと考えています。 

便利なだけではなく、安心して使えることも大切

特許・商標などの知的財産に関する資料には、製品情報、技術情報、事業上の重要な情報など、慎重に取り扱うべきものが含まれています。 そのため、資料のやり取りを便利にするだけではなく、情報セキュリティにも配慮し、必要な方が必要な資料を適切に扱える環境を整えることを大切にしています。 例えば、 「誰が資料を見ることができるのか」 「誰が資料を提出できるのか」 「どの資料を共有するのか」 といった点にも配慮して運用しています。 お客様ごとに必要な資料を整理し、案件に関係のない情報まで見えてしまうことがないよう、資料の取り扱いにも注意しています。 また、資料をお送りいただくお客様だけでなく、資料を受け取る方にも、不要な登録や操作、余計なご負担をお願いしないことも、資料授受の仕組みを考えるうえで大切なポイントだと考えています。 「資料を送るだけなのに、なぜこんな手続きが必要なのだろう」 そんな小さなストレスをできるだけ減らし、安心して資料をやり取りしていただけるよう、これからも改善していきます。 

ペーパーレス化は、「紙をなくすこと」だけではありません

ペーパーレス化というと、 「紙を電子データに変えること」 だと思われがちです。 もちろん、それも大切です。 しかし、私たちは、 「資料を扱うための時間と手間を減らすこと」 まで含めて、ペーパーレス化だと考えています。 紙をなくす。 資料を探す時間を減らす。 資料を送る手間を減らす。 資料を受け取る手間を減らす。 必要なときに確認できるようにする。 そして、 お客様には、本来の仕事に集中していただく。 これが、弊所が目指している資料管理・資料授受のデジタル化です。 

これからも「使う人」にとって便利な仕組みに

デジタル化は、システムを導入すれば終わりではありません。 実際に使うお客様にとって、 「簡単になった」 「便利になった」 「前より負担が減った」 と感じていただけることが大切です。 そのため弊所では、実際のお客様のご利用状況を見ながら、資料の提出・受け取り方法についても継続的に改善していきます。 「こうしたほうが使いやすい」 「ここが少し分かりにくい」 ということがありましたら、どうぞ遠慮なくお知らせください。 

紙を減らす。 手間を減らす。 本来の仕事に集中する。 共創特許事務所では、知的財産に関するサービスだけでなく、 「お客様との仕事の進め方そのものを、もっと分かりやすく、もっと使いやすくする」 ことも大切にしています。 資料の提出・受け取りについても、できるだけお客様に余計な負担をおかけしないよう、これからも改善してまいります。 

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